Bộ Sách Công Cụ Tinh Gọn Trong Y Tế (Bộ 5 Cuốn)
Bộ Công cụ Tinh gọn trong Y tế gồm 5 quyển:
- Quy trình chuẩn
- Kaizen
- Lập sơ đồ chuỗi giá trị lâm sàng
- Phòng tránh lỗi
- Phương pháp vừa đúng lúc
Các công cụ trong mỗi cuốn sách được viết theo lối súc tích nhất có thể với tính thực tiễn và ứng dụng cao nhất để giúp các cơ sở khám chữa bệnh có thể từng bước thành công trong việc ứng dụng các công cụ tinh gọn vào quản trị bệnh viện.
Sách hướng tới các nhà quản trị bệnh viện nói chung, quản lý chất lượng bệnh viện nói riêng cũng như toàn thể nhân viên ngành y tế nhằm giúp họ áp dụng các nguyên tắc tinh gọn để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí, và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam.
1. Bộ Công Cụ Tinh Gọn Trong Y Tế - Kaizen
Kaizen là viên gạch xây dựng nên tất cả các phương pháp chăm sóc sức khỏe Tinh gọn; nó là nền tảng để xây dựng nên tất cả các phương pháp đó. Những thay đổi nhỏ, từ từ, tịnh tiến của quá trình cải tiến liên tục trong một khoảng thời gian dài tạo nên những tác động tích cực lên khả năng tiếp cận chăm sóc sức khỏe, an toàn người bệnh và chất lượng chăm sóc y tế.
Cuốn sách này được viết với mục đích hướng dẫn bạn từng bước để thực hiện một hội thảo kaizen hiệu quả – một hội thảo được lên kế hoạch kỹ càng, diễn ra hiệu quả và các thay đổi được giám sát cẩn thận sau khi thực thi.
Một khi cơ sở y tế của bạn cam kết ủng hộ văn hóa cải tiến liên tục, các hội thảo kaizen có thể được tổ chức định kỳ để đưa ra những thay đổi tập trung tại nơi làm việc. Những hội thảo như vậy sẽ mang một lăng kính soi xét đến từng quy trình và phương pháp vận hành tại cơ sở y tế để loại bỏ lãng phí và cải thiện dịch vụ.
Mục lục:
Chương 1: Bắt đầu
Chương 2: Quy trình hoạt động và cách thức vận hành của cơ sở chăm sóc sức khỏe
Chương 3: Kaizen là gì?
Chương 4: Hội thảo kaizen là gì và các vai trò chính để thành công là gì?
Chương 5: Giai đoạn một: Lập kế hoạch và chuẩn bị
Chương 6: Giai đoạn hai: Tổ chức hội thảo kaizen
Chương 7: Giai đoạn ba: Báo cáo và theo dõi
Chương 8: Suy ngẫm và kết luận
Trích đoạn:
“Nếu cơ sở y tế của bạn chưa thực hiện cải tiến liên tục, đây sẽ là một thay đổi lớn đối với bạn theo nhiều cách. Bạn sẽ cần thời gian để suy nghĩ về những gì mình làm, cũng như thời gian để học hỏi và khám phá những cách để làm công việc của mình tốt hơn. Bạn sẽ cần các công cụ để giúp ghi nhớ ý tưởng của mình. Ban đầu, tất cả những gì bạn cần chỉ là ghi lại những ý tưởng lên thẻ hoặc sổ ghi chú bỏ túi. Khi kaizen phát triển hơn tại nơi làm việc, bạn sẽ học được ngày càng nhiều phương pháp để hiểu công việc của bản thân, những thiết bị và dụng cụ bạn sử dụng cũng như mối quan hệ giữa công việc của bạn với những người khác trong chuỗi giá trị.”
“Tinh thần Kaizen chân chính là:
1. Loại bỏ tất cả những ý tưởng cố hữu của bạn về cách làm mọi việc.
2. Hãy nghĩ về cách phương pháp mới sẽ có hiệu quả, chứ không phải điều ngược lại.
3. Không chấp nhận những lời bao biện. Hãy thách thức những lối mòn.
4. Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo. Tỷ lệ áp dụng 50% cũng đủ tốt, miễn là nó được thực hiện đúng chỗ.
5. Sửa chữa sai lầm ngay khi chúng được tìm thấy.
6. Đừng chi nhiều tiền cho việc cải thiện. Hãy suy nghĩ: Chi phí thấp/không chi phí.
7. Các vấn đề cho bạn cơ hội để động não.
8. Hỏi “Tại sao?” ít nhất năm lần cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân cuối cùng.
9. Ý tưởng của mười người tốt hơn ý tưởng của một người.
10. Không có giới hạn nào cho việc cải tiến.”
2. Bộ Công Cụ Tinh Gọn Trong Y Tế - Lập Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị Lâm Sàng
Mặc dù các cơ sở khám chữa bệnh đã không ngừng nỗ lực, nhưng những sai sót y khoa vẫn xảy ra, gây tổn hại cho người bệnh. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng một hệ thống y tế an toàn hơn.
Phương pháp lập sơ đồ chuỗi giá trị được mô tả trong cuốn sách này cung cấp một công cụ mạnh mẽ để quan sát và mô tả các quy trình theo đúng bản chất của chúng, đồng thời giúp nhân viên y tế hình dung các quy trình tương tự mà không có sai sót y tế hay các lãng phí tốn kém khác. Không chỉ vậy, lập sơ đồ chuỗi giá trị lâm sàng được thực hiện từ quan điểm của người bệnh. Kỹ thuật này cho phép những người làm công tác lâm sàng tái hình dung công việc của họ dưới góc nhìn của người bệnh.
Cuốn sách này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ việc vẽ sơ đồ, phân tích quy trình đến xây dựng các giải pháp cải tiến để sẵn sàng cho một hành trình thay đổi, tối ưu nguồn lực, nâng cao chất lượng dịch vụ và an toàn người bệnh.
Mục lục:
Chương 1: Bắt đầu
Chương 2: Quy trình sản xuất và hoạt động của chăm sóc sức khỏe
Chương 3: Chuỗi giá trị và quy trình lập sơ đồ
Chương 4: Lập sơ đồ hiện trạng
Chương 5: Lập sơ đồ trạng thái tương lai: Giai đoạn I – Luồng lưu chuyển
Chương 6: Lập sơ đồ trạng thái tương lai: Giai đoạn II – Kéo
Chương 7: Triển khai trạng thái tương lai
Chương 8: Suy ngẫm và kết luận
Trích đoạn:
“Trong kinh tế học, giá trị được định nghĩa là mức giá mà một người sẵn sàng trả để đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ. Quản lý chăm sóc sức khỏe tinh gọn nói chung và lập sơ đồ chuỗi giá trị nói riêng sử dụng khái niệm giá trị để phân tích hoạt động sản xuất chăm sóc sức khỏe một cách chi tiết, ở cấp độ quy trình, các hoạt động riêng lẻ và nhiệm vụ rời rạc tạo nên quá trình chẩn đoán và điều trị của người bệnh. Một hoạt động có giá trị là thứ mà người bệnh sẵn sàng trả tiền.
Dựa trên những tiêu chí này, có thể thấy rằng một hoạt động chăm sóc có tạo thêm giá trị nếu nó thay đổi quá trình bệnh của người bệnh theo cách có lợi cho sự hồi phục của người bệnh hoặc nếu nó cải thiện sự thoải mái và tình trạng sức khỏe của người bệnh. Chẩn đoán chính xác người bệnh mắc bệnh tiểu đường, tiêm thuốc cứu sống, giáo dục người bệnh về quá trình bệnh của họ và tắm cho người bệnh đều là những ví dụ rõ ràng về các hoạt động chăm sóc có tạo thêm giá trị vì người bệnh hoặc bên bán bảo hiểm cho người đó sẵn sàng trả tiền cho chúng.
Ngược lại, một hoạt động không tạo thêm giá trị nếu nó không thay đổi quá trình bệnh của người bệnh một cách hữu ích hoặc cải thiện sự thoải mái và tình trạng sức khỏe của người bệnh. Ví dụ, các hoạt động chờ đợi bác sĩ, nhận chẩn đoán sai hoặc nhận thuốc sai là không có tạo thêm giá trị. Rõ ràng, cả người bệnh và đơn vị bảo hiểm của người bệnh sẽ không sẵn sàng trả tiền cho những hoạt động này. Như chúng ta sẽ thấy sau này, chúng ta có thể định lượng các hoạt động không tạo thêm giá trị theo đúng nghĩa đen là lãng phí thời gian.”
3. Bộ Công Cụ Tinh Gọn Trong Y Tế - Phòng Tránh Lỗi
Cuốn sách bạn đang cầm trên tay hướng đến mục đích cung cấp những tri thức mạnh mẽ để giúp bạn làm cơ sở khám chữa bệnh của mình an toàn và năng suất hơn, cũng như khiến công việc của bạn dễ dàng và thỏa mãn hơn. Nó hướng tới cung cấp dịch vụ và sản phẩm chăm sóc sức khỏe không khiếm khuyết thông qua việc tìm ra và sửa sai sót trước khi chúng tạo thành lỗi.
Loại bỏ lỗi đồng nghĩa với việc là không cần thêm nguồn lực “dự phòng” để phục vụ việc thực hiện lại hay thay thế các vật tư hay sản phẩm sai lỗi. Điều đó có nghĩa công việc có thể được thực hiện trôi chảy hơn, không bị gián đoạn do các sai lỗi bị bỏ sót. Điều đó cũng đồng nghĩa với dịch vụ chăm sóc sức khỏe an toàn, đáng tin cậy và hiệu quả hơn cho người bệnh, khách hàng và nhân viên.
Mục lục:
Chương 1: Bắt đầu
Chương 2: Quy trình sản xuất và hoạt động trong chăm sóc sức khỏe
Chương 3: Giới thiệu về phòng chống lỗi
Chương 4: Các yếu tố cơ bản của hệ thống phòng chống lỗi
Chương 5: Sử dụng hệ thống Poka-Yoke
Chương 6: Ví dụ về ứng dụng Poka-Yoke
Chương 7: Suy ngẫm và kết luận
Trích đoạn:
“Phòng chống lỗi không có nghĩa đổ lỗi sau khi sự việc xảy ra hoặc thúc ép mọi người “làm tốt hơn vào lần tới”. Thay vào đó, để đạt đến việc không có lỗi, chúng ta sử dụng các quy trình và thiết bị phòng chống lỗi để ngăn chặn các sai sót không bao giờ biến thành lỗi.
Sản xuất dịch vụ không khiếm khuyết đồng nghĩa với việc giảm bớt việc phải làm lại cũng như cần thêm các nỗ lực bổ sung. Các quy trình không sai sót giúp tăng cường danh tiếng của bạn và cơ sở chăm sóc sức khỏe về việc cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao. Chúng giữ cho người bệnh và nhân viên an toàn và hài lòng, cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn cho công việc giá trị gia tăng cho người bệnh và giúp giảm chi phí.”
4. Bộ Công Cụ Tinh Gọn Trong Y Tế - Phương Pháp Vừa Đúng Lúc
Phương pháp “vừa đúng lúc” (JIT) là một cách tiếp cận có thể nâng cao đáng kể khả năng loại bỏ lãng phí từ các quy trình, phục vụ người bệnh hiệu quả hơn, cải thiện quyền truy cập, và giảm chi phí cho tổ chức y tế của bạn.“Vừa đúng lúc” có nghĩa là sản xuất các dịch vụ chất lượng mà người bệnh yêu cầu – khi họ cần, ở nơi họ cần và đúng lượng họ cần. Đây là một yếu tố cốt lõi của bất kỳ hệ thống sản xuất tinh gọn nào và thực tế đã được sử dụng như một từ tương đương với Tinh gọn.
Cuốn sách này cung cấp những kiến thức cần thiết cho việc triển khai JIT. Phương pháp này sẽ làm thay đổi vai trò của các bác sĩ lâm sàng và nhân viên hỗ trợ, cũng như mang đến những cách suy nghĩ mới về cách bố trí đồ đạc, thiết bị và quy trình.
Mục lục:
Chương 1: Bắt đầu
Chương 2: Quy trình sản xuất và vận hành của ngành chăm sóc sức khỏe
Chương 3: Giới thiệu về Vừa đúng lúc (Just-in-Time)
Chương 4: Tạo các Đảo lưu chuyển
Chương 5: Sử dụng Kéo để kết nối các đảo lưu chuyển
Chương 6: Kỹ thuật hỗ trợ cho Vừa đúng lúc
Chương 7: Suy ngẫm và Kết luận
Trích đoạn:
Trong suốt quá trình chăm sóc sức khỏe, người ta có thể thấy người bệnh chờ đợi: chờ đợi được bác sĩ khám bệnh, chờ được khám, chờ nhập viện, chờ được vào phòng, chờ được đưa vào phòng tắm, chờ kết quả xét nghiệm hoặc chờ xuất viện. Tất cả những lần chờ đợi này kéo dài thời gian ở lại phòng khám, thời gian ở phòng xét nghiệm và thời gian nằm viện. Hàm ý đối với sự hài lòng của người bệnh là rõ ràng. Nó làm tăng chi phí chăm sóc sức khỏe và trong trường hợp nằm viện lâu, làm tăng nguy cơ nhiễm trùng bệnh viện. Nó cũng làm giảm khả năng tiếp cận dịch vụ chăm sóc sức khỏe của các người bệnh khác trong cộng đồng vì năng lực giá trị hiện đang bị chiếm dụng.
Một loại hình chờ đợi khác – rất khó nhận ra trừ khi bạn biết cách tìm kiếm – tồn tại dưới dạng những gián đoạn. Các điều dưỡng, bác sĩ và nhân viên hỗ trợ của họ liên tục bị gián đoạn bởi máy nhắn tin, tin nhắn văn bản, email, cuộc gọi điện thoại, đèn báo cuộc gọi, mã bệnh viện và câu hỏi từ người bệnh và gia đình và tất nhiên còn là chờ đợi người bệnh, chờ các bác sĩ lâm sàng và nhân viên khác, chờ báo cáo, kết quả xét nghiệm... Mặc dù mỗi lần gián đoạn có thể chỉ mất vài phút hoặc thậm chí vài giây, nhưng những lần gián đoạn như vậy sẽ gây ra thiệt hại.
Tổng của tất cả thời gian lãng phí do gián đoạn là một vấn đề; thêm thời gian – tốn tiền bạc. Trong sản xuất, nơi tồn tại một vấn đề tương tự dưới dạng gián đoạn nhỏ nhưng liên tục, tồn tại trong hiệu suất thiết bị, thời gian và năng lượng được dành để cải thiện thiết bị nhằm đảm bảo dòng sản xuất thông suốt.
Trong chăm sóc sức khỏe, thậm chí còn có nhiều rủi ro hơn. Các nghiên cứu gần đây trong lĩnh vực khoa học gián đoạn cho thấy, một khi bị phân tâm, người lao động có thể mất hơn 20 phút để vào guồng trở lại. Trong khi các bác sĩ lâm sàng và nhân viên có thể tự hào về khả năng đa nhiệm của mình, thì khoa học cho thấy đa nhiệm chỉ là một thứ ảo tưởng. Nói một cách đơn giản, bộ não con người không được thiết kế để đối phó với những thay đổi liên tục trong bối cảnh ra quyết định. Những tác động đối với năng suất trong ngành chăm sóc sức khỏe là rất lớn, chưa kể đến những tác động đối với chất lượng lâm sàng và sự an toàn của người bệnh. Bằng cách loại bỏ các gián đoạn (cũng như những lãng phí khác), JIT giúp ngành chăm sóc sức khỏe luôn tập trung vào người bệnh.
5. Bộ Công Cụ Tinh Gọn Trong Y Tế - Quy Trình Chuẩn
Tất cả các cơ sở khám chữa bệnh cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hàng đầu hiện này đều hiểu tầm quan trọng của tiêu chuẩn cơ bản – các quy tắc về những thứ chấp nhận được và không chấp nhận được – trong thực hành, quy trình, chất lượng dịch vụ, an toàn người bệnh, chính sách nhân viên… Quy trình chuẩn tạo nên những cơ sở như vậy, cả trong các hoạt động quản lý lẫn công tác vận hành hằng ngày.
Trong công tác vận hành chăm sóc sức khỏe, quy trình chuẩn là một yếu tố quan trọng trong việc xóa bỏ lãng phí quy trình, đảm bảo an toàn người bệnh, cải thiện luồng và đạt được sự cân bằng và thống nhất trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Cuốn sách này không chỉ là một tài liệu tham khảo đơn thuần mà còn là nguồn cảm hứng để từng cá nhân trong hệ thống y tế đọc, trải nghiệm và biến những lý thuyết trong cuốn sách này thành hiện thực ngay trong cơ sở của mình.
Mục lục:
Chương 1: Bắt đầu
Chương 2: Sản xuất Dịch vụ Chăm sóc Sức khỏe
Chương 3: Tiêu chuẩn và Hơn thế nữa
Chương 4: Chuẩn hóa
Chương 5: Quy trình chuẩn
Chương 6: Áp dụng chuẩn hóa và quy trình chuẩn
Chương 7: Suy ngẫm và Kết luận
Trích đoạn:
“Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, chúng ta dành quá nhiều thời gian tranh luận về việc nên tuân theo tiêu chuẩn nào (ví dụ: cách cai máy thở cho người bệnh) bởi vì có nhiều lúc “ý kiến chuyên gia” được coi là chuẩn mực, và mọi người đều là chuyên gia. Điều quan trọng hơn nhiều là trước tiên phải thống nhất một phương pháp thực hành chuẩn, tuân theo nó và sau đó cải thiện nó.
Nếu không có tiêu chuẩn ban đầu, làm thế nào bạn có thể đo lường hiệu quả của những cải tiến được thực hiện để đạt tiêu chuẩn đó? Làm thế nào bạn có thể cải thiện tiêu chuẩn? Làm thế nào bạn có thể đặt thêm mục tiêu và biết mình đã đạt được chúng hay chưa? Tiêu chuẩn tạo thành cơ sở cho tất cả các hoạt động cải tiến và các tiêu chuẩn mới xác định các mục tiêu đột phá mà bạn phấn đấu đạt được khi các hoạt động cải tiến liên tục của bạn đạt được đà.
Điều quan trọng là phải phân biệt giữa tiêu chuẩn, quy trình chuẩn và thực hành tốt nhất. Thực hành tốt nhất là thực hành chăm sóc sức khỏe được coi là chuẩn mực được công nhận trong ngành, nhưng đã được người khác thực hiện. Tiêu chuẩn và quy trình chuẩn là phương tiện để chúng ta kiểm tra một cách có hệ thống và – nếu thích hợp – áp dụng thực hành tốt nhất trong cơ sở của chính mình, thường là với những thay đổi quan trọng hướng đến nhân sự, cơ sở vật chất và văn hóa làm việc của tổ chức. Ngoài ra, không giống như “thực hành tốt nhất”, các tiêu chuẩn được thiết kế để được kiểm tra và thay đổi vì luôn có cơ hội cải tiến, bất kể chúng có “tốt” đến đâu. Việc thực hiện quy trình chuẩn không bao giờ là việc áp dụng máy móc thực hành tốt nhất của cơ sở khác. Nếu không, chúng ta có nguy cơ biến sự tầm thường thành chuẩn mực.”
